Word Serienbriefe aus Shared Mailbox versenden

Hinweis

Getestet wurde dieser Vorgang mit Outlook/Word Version 2609 (Build 20430.20180)

Schritt 1: Im Outlook die Shared Mailbox als separates E-Mail-Konto einbinden

Als erster Schritt ist es notwendig, im Outlook die Shared Mailbox als separates E-Mail-Konto einzubinden.

Dies funktioniert wie folgt:

1. Outlook öffnen

2. Oben links den Reiter “Datei” anklicken

3. “Kontoeinstellungen” wählen

4. “Kontoeinstellungen…” wählen

5. “Neu…” anklicken

6. Darin die Mailadresse der Shared Mailbox eingeben und auf “Verbinden” drücken

7. Bei der Microsoft-Anmeldemaske die eigenen Benutzerdaten eingeben. Danach wird das Shared Mailbox Konto erfolgreich hinzugefügt

   

8. Outlook neu starten

9. Die Shared Mailbox ist als separates E-Mail-Konto aufgeführt

10. Die Shared Mailbox anklicken und dann “Als Standard festlegen” anklicken

    

11. Danach ggf. kurzzeitig für den Nachrichtenversand die Shared Mailbox als Default/Standard setzen: Outlook öffnen -> Datei -> Optionen -> E-Mail -> Im Menüpunkt “Nachrichten senden” die Checkbox “Beim Verfassen neuer Nachrichten immer das Standardkonto verwenden” anwählen

Schritt 2: Im Word Serienbrief als E-Mail-Nachrichten vorbereiten und senden

1. Word öffnen und (leeres) Dokument öffnen

2. Im Reiter “Sendungen” auf “Seriendruck starten” klicken und “E-Mail-Nachrichten” auswählen

   

3. Dokument für den Versand vorbereiten

4. Auf dem Icon “Empfänger auswählen” unter “Vorhandene Liste verwenden…” die entsprechend vorbereitete Datenquelle laden (Excel-Datei, Office-Adresslisten, etc.)

5. Je nach Bedarf Seriendruckfelder einfügen

6. Auf das Icon “Vorschau Ergebnisse” und mittels Pfeil-Symbolen die potenziellen Ergebnisse anzeigen

   

7. Mail versenden mit einem Klick auf “Fertig stellen und zusammenführen” und dann “E-Mail-Nachrichten senden…” auswählen

   

8. Im darauf folgenden Fenster in der Betreffzeile einen gewünschten Betreff angeben, welcher danach für die Empfänger ersichtlich sein wird.

   Achtung

   Mit dem Klick auf “OK” wird das Serienbrief-Mail versendet

9. Erfolgreiche Vorschau Serienbrief-Mail aus Sicht des Empfängers