Empfehlungen zur Arbeitsplatzbuchung

Diese Seite sammelt, was wir für die Buchung von Arbeitsplätzen in ti&m places empfehlen. Sie ist zum Weitergeben gedacht: ein Link genügt, und es gibt keine Reihenfolge, die eingehalten werden müsste.

Hinweis

Empfehlungen, keine Vorschriften. Wo eine Einstellung verbindlich ist, steht es ausdrücklich dabei.

Buchung

Die Voreinstellungen der App sind auf den Einzelfall ausgelegt. Wer regelmässig vor Ort arbeitet, fährt mit diesen Werten besser.

Einstellung	Empfehlung
Buchungsdauer	Immer einen halben oder ganzen Tag buchen, statt einzelne Zeitfenster. Einzelne, kleine Zeitfenster zeigen den Arbeitsplatz ohne entsprechende Filter als unbuchbar, und das Zeitfenster stimmt am Ende doch nicht.
Vorlaufzeit	Höchstens eine Woche im Voraus buchen. Weiter im Voraus gebuchte Reservationen werden erfahrungsgemäss nicht mehr storniert, wenn sich der Plan ändert.
Bevorzugtes Büro	Im Filter hinterlegen, nicht bei jeder Buchung neu setzen. Die App merkt sich den Filter und die Buchung dauert danach zwei Klicks.
Stornieren	Stornieren Sie Ihre Buchung, sobald klar ist, dass Sie nicht anwesend sein werden.

Zusammenarbeit

Einstellung	Empfehlung
Team-Tage	Die Arbeitsplätze des Teams am selben Tag und im selben Bereich buchen. Die Kartenansicht zeigt bestehende Buchungen von Kolleginnen und Kollegen an.
Stellvertretung	Nur für Personen buchen, die davon wissen.
Besprechungsräume	Über Outlook buchen, nicht über ti&m places. Nur so ist der Kalendereintrag vollständig.

Der Durchgang in fünf Minuten

• Bevorzugtes Büro im Filter hinterlegen
• Die kommende Woche als halbe oder ganze Tage buchen
• Benachrichtigungen der App in Teams einschalten
• Eine nicht mehr benötigte Buchung im Dashboard stornieren

Warum wir das so empfehlen

Warum halbe / ganze Tage statt einzelner Zeitfenster?

Ein Arbeitsplatz, der von 09:00 bis 11:00 gebucht ist, lässt sich für den Vormittag praktisch nicht mehr vergeben und niemand richtet sich für 1-2 Stunden ein. Der belegte Platz kostet damit fast so viel Kapazität wie eine Halbtagsbuchung, bringt aber niemandem etwas.

Warum nur eine Woche im Voraus?

Buchungen, die weiter in der Zukunft liegen, überleben den Plan, aus dem sie entstanden sind selten. Sie werden dann weder genutzt noch storniert, und die Auslastungszahlen zeigen eine Belegung, die es nicht gibt.

Gilt das auch für Gäste und externe Mitarbeitende?

Ja, mit einer Ausnahme: Gäste haben keinen eigenen Zugang zur App. Ihre Arbeitsplätze werden von der einladenden Person mitgebucht, und dafür ist die Vorlaufzeit von einer Woche ausdrücklich in Ordnung.